Capua 1880 Srl è un’azienda “totally export oriented” leader nel comparto degli oli essenziali di agrumi di produzione italiana. Mercati primari sono l’Europa e gli Stati Uniti, mentre quelli emergenti, in cui la società ha da tempo intrapreso iniziative di penetrazione commerciale, sono quelli dell’Estremo Oriente. Nel 2009 ha avviato una ristrutturazione del sistema informativo, da diversi anni basato su MagoXp, adottando con il supporto della Project++ Mago.net Enterprise Edition. Contestualmente è stato realizzato il verticale “MagieCapua” con lo scopo di migliorare le aree di gestione commerciale, contrattuale, fiscale e produttiva, consentendo di gestire tutte le informazioni direttamente nel gestionale.

ESIGENZE AZIENDA
La soluzione proposta ha previsto l’estensione del verticale “MagieCapua” grazie allo sviluppo ed alla successiva integrazione del verticale “MagieProject modulo Risorse Umane”. Quest’ultimo ha permesso di soddisfare le nuove esigenze evidenziate dal Cliente:

• memorizzazione di tutte le timbrature (importate tramite automatismi generati direttamente nell’SQL Server) senza limiti di anni;
• gestione conto ore settimanale/mensile differenziata per anno solare;
• conteggio delle effettive ore di presenza a prescindere dai giustificativi;
• conteggio ore con giustificativi;
• gestione dei ritardi;
• reportistica completa per statistiche su presenze, assenze, malattie, ore lavorate, giorni, uscite per servizio, permessi, ritardi, ferie, conto ore;
• cartellino per competenza per mese solare;
• esportazione dati in formato .csv (o altro formato di esportazione gestito da SQL) per elaborazione paghe;
• gestione straordinari con controllo superamento ore contrattuali;
• stampa foglio presenze (report di Mago.net);
• esportazione completa di tutte le statistiche, essendo report di Mago.net, in Excel;
• affiancamento di una area Intranet accessibile tramite username e password (anche con autenticazione integrata) per consultare la propria situazione, attraverso un browser Web, e per consentire l’autorizzazione delle difformità;
• possibilità di timbrare la presenza anche attraverso un browser Web con specifica autorizzazione per dipendente.

DESCRIZIONE DELLA SOLUZIONE
L’orario di lavoro previsto è di 7 ore e 33 minuti giornalieri, con ingresso alle 8:30 e pausa di 60 minuti alle 12 o alle 13, a scelta del dipendente. Ogni dipendente deve timbrare ogni evento temporale ovvero ingresso, inizio pausa, fine pausa, uscita. L’orario di ingresso alle 8:30 può essere posticipato (e mai anticipato) al massimo di 60 minuti, per certe tipologie di dipendenti. I dipendenti sono suddivisi in tipologie (dirigenti/quadri/impiegati/operai). Tutte le difformità rispetto alle quattro timbrature giornaliere vanno autorizzate da un responsabile predefinito. A titolo di esempio:

• un ingresso in ritardo;
• una pausa più lunga del dovuto o un inizio anticipato;
• una uscita in ritardo;
• una uscita in anticipo.

Sono tutti eventi che generano delle difformità rispetto alle timbrature prestabilite, e tali difformità potranno generare dei residui di tempo a credito del dipendente solo se il responsabile li ha autorizzati; in caso contrario un residuo di tempo non costituisce mai straordinario e mai verrà pagato. A fine mese tutte le difformità autorizzate generano un saldo (definito definito banca ore), anch’esso soggetto ad ulteriore approvazione, rispettivamente:

• a credito del dipendente, che confluisce nel conto ore annuale;
• a debito del dipendente, che viene detratto dal conto ore annuale oppure, in caso di non capienza, addebitato al dipendente.

Le difformità non autorizzate resteranno nel sistema a fini statistici e di controllo. Il conto ore annuale diminuisce quindi a seguito di saldo mensile a debito del dipendente della banca ore, compreso eventuali permessi. Le procedure previste per la gestione sono le seguenti:

• autorizzazione difformità, attuata da un responsabile e riferita alle timbrature dei suoi sottoposti, atta ad autorizzare la diversità rispetto all’orario normale di lavoro;
• tale procedura sarà eseguita accedendo ad un apposita area web;
• assestamento timbrature, ovvero l’inserimento o la correzione di timbrature, l’inserimento dei corretti giustificativi delle timbrature.

Tutte le informazioni presentate all’utente inerenti informazioni di tempo saranno espresse in ore:minuti:secondi e non in centesimi. Per il reparto distilleria sarà possibile segnalare, attraverso apposite timbrature con causale specifica, l’inizio e la fine di una lavorazione (funzionalità possibile con il badge solo se supportato dal lettore). L’adozione di questa piattaforma gestionale integrata ha apportato notevoli vantaggi tra i quali:

• totale eliminazione delle attività di inserimento dati manuali in Excel o altri software;
• accesso in tempo reale ed autonomo alla reportistica di analisi attraverso Internet Explorer;
• completa tracciabilità delle operazioni, grazie all’Auditing di Mago.net;
• nessuna necessità di ripetizione delle operazioni.

FEEDBACK
Come ha affermato la direzione aziendale: “...il lavoro dell'ufficio personale si è ridotto notevolmente grazie ai controlli automatici sulle timbrature e i dipendenti hanno sempre la situazione sotto controllo, in tempo reale”.