La funzione è finalizzata a rispondere a quanto previsto dalla Legge 241/1990 in merito al diritto di accesso alle pratiche da parte del cittadino e quindi alla trasparenza dei procedimenti amministrativi. L'applicazione consente di disegnare tramite tools grafici il work-flow seguito dai procedimenti amministrativi che l'Ente intende gestire con il modulo in questione stabilendone tempi, responsabilità, azioni, addetti operativi, modelli di stampa.

Di conseguenza, le funzionalità che permettono la gestione e sviluppo delle singole pratiche guideranno l'utente operativo secondo le regole delineate per la tipologia di procedimento amministrativo di riferimento.
L'applicazione, pertanto, realizza un utile strumento di sviluppo ed esplicazione di qualunque tipo di pratica, di monitoraggio sulle attività eseguite dall'Ente ai fini dell'ottimizzazione dei tempi di realizzazione, delle risorse impiegate e della qualità dei servizi erogati, oltre a fornire la possibilità di creare e gestire lo Sportello di informazioni al Cittadino.

La procedura è integrata con il sistema di gestione protocollo, archiviazione ottica e flussi documentali.
Si sintetizzano di seguito alcune funzionalità.

Anagrafe Procedimenti
La funzionalità permette ad un utente incaricato del censimento e razionalizzazione dei procedimenti amministrativi che vengono sviluppati presso l'Ente, di disegnare e delineare le caratteristiche, i passi, i tempi, le responsabilità, le persone autorizzate allo sviluppo di una particolare pratica.
Tale funzionalità permette di realizzare una rappresentazione grafica del modello della tipologia di procedimento amministrativo individuato a cui tutte le pratiche di appartenenza faranno riferimento e sulla base del quale verranno automaticamente guidate nel loro sviluppo dalla procedura stessa.
Tale modello risulta essere una composizione di bolle e linee, rappresentanti le singole attività con le relative relazioni dotate di informazioni quali responsabilità, gruppo di lavoro, tempi....
La stessa rappresentazione grafica può essere fornita in stampa accompagnata dalla scheda dettagliata delle singole attività e possibilità di sviluppo.

Pratiche
Tutte le funzionalità di seguito elencate saranno filtrate in base al ruolo che l'utente collegato svolge all'interno dell'Ente.

• Avvio nuova pratica: funzionalità che permette l'avvio di una pratica sulla base di un modello di procedimento amministrativo che prevede come prima azione un gruppo di lavoro di cui l'utente collegato.

• Attività in attesa: funzionalità che fornisce l'elenco di tutte le pratiche che sono giunte ad un passo che sul modello del relativo procedimento amministrativo prevedono un ruolo o gruppo di lavoro all'interno del quale rientra l'utente collegato alla procedura e che non è ancora stato svolto da nessuno. Attraverso la presa in carico di una di queste pratiche l'utente viene guidato nell'esecuzione dell'azione prevista a livello di anagrafe procedimento.

• Attività in carico: funzionalità che fornisce l'elenco di tutte le pratiche ferme ad un passo del modello che l'utente collegato sta svolgendo, ma che non ha ancora concluso. Attraverso questa funzionalità l'addetto ha la possibilità di riprendere il lavoro in corso fino a giungere al completamento delle sue azioni.

• Scadenze: funzionalità che fornisce all'operatore che utilizza la procedura un valido strumento per determinare le azioni che deve concludere entro una determinata data o le pratiche per le quali è già in ritardo in modo da organizzare e stabilire le priorità di esecuzione.

Riepiloghi e statistiche per tipo procedimento ed unità organizzative

Tabelle

• Struttura organizzativa (comune a tutte le procedure)
• Unità Organizzative Esterne
• Addetti
• Funzioni
• Ruoli: funzionalità che permette la definizione di gruppi di lavoro composti da addetti che effettuano le stesse azioni all'interno di una o più pratiche
• Modelli di stampa: funzionalità che permette di creare i modelli di stampa che serviranno nello sviluppo dell'iter di una pratica e mantenerli aggiornati con personalizzazioni nel corso del tempo
• Soggetti: funzionalità che permette la gestione del repository relativo alle informazioni legate ai soggetti passivi di pratica.