Questa procedura permette di archiviare in formato elettronico, mediante uno scanner, un documento cartaceo anche voluminoso, senza limiti di pagine, al fine di poterlo visualizzare direttamente a video.
L'acquisizione, nel caso in cui il documento anziché cartaceo provenga all'Ente o venga prodotto per via telematica, può essere effettuata da file di posta elettronica integrandosi con i principali programmi di posta elettronica MAPI (Lotus Notes, Ms Exchange, ecc).

Top Base (INCLUSO in offerta)
È il modulo attraverso il quale sono gestiti e amministrati: tutti i moduli applicativi, le tipologie dei documenti, la riservatezza sui documenti, le autorizzazioni concesse per utente, le migrazioni dei documenti fra dispositivi diversi, la riorganizzazione del database, la cancellazione e il ripristino massivo dei documenti.

Top Doc (INCLUSO in offerta)
È il modulo utilizzato dagli impiegati per creare, archiviare, ricercare, distribuire internamente o via fax i documenti gestiti dall'archivio elettronico, per predisporre "cartelline" personali o pubbliche in cui i documenti vengono raccolti automaticamente o manualmente. I documenti possono essere: Testi, Immagini, Fogli Elettronici, Disegni CAD, Spool di stampa, etc.
Attraverso l'interfaccia DDE-API, TOP DOC consente l'archiviazione automatica e la ricerca dei documenti direttamente da applicazioni gestionali preesistenti (sviluppate in ambiente Windows), oltre che dai prodotti standard MS Office di Microsoft.

Top Station (ESCLUSO da offerta)
È il modulo che integra le applicazioni gestionali sul sistema centrale e l'archivio elettronico di TOP DOC, senza modificare i programmi e senza richiedere conoscenze di programmazione. Genera le definizioni per l'abbinamento tra i campi delle videate gestionali e i documenti. I campi definiti diverranno, interattivamente, le chiavi di ricerca e di archiviazione dei documenti.

Top FAX (ESCLUSO da offerta)
È il modulo che spedisce via fax i documenti archiviati in TOP DOC e archivia quelli ricevuti. I dati di spedizione e ricezione (ricevuta fax) sono archiviati automaticamente. Gestisce la spedizione immediata o differita, la qualità di spedizione e l'uso di cover sheet personalizzati. I fax ricevuti sono centralizzati su una postazione di smistamento manuale o inoltrati automaticamente ai destinatari.

Top mail (ESCLUSO da offerta)
Consente l'integrazione con qualsiasi SW di posta elettronica con interfaccia MAPI e sistema POP (Notes, Exchange, Outlook etc.). In pratica, dall'interno dell'interfaccia utente TOP DOC, è possibile accedere direttamente alla propria casella postale consultando le proprie cartelle e i singoli messaggi ricevuti. Con un semplice click del mouse si aprono i messaggi eventualmente archiviandoli assieme ai relativi allegati. In spedizione, con TOP DOC si ricercano documenti e li si spedisce via posta elettronica archiviando automaticamente la ricevuta di spedizione.

Top WEB (ESCLUSO da offerta)
Consente agli utenti la ricerca, la visualizzazione e la stampa di documenti nell'archivio elettronico di TOP MEDIA, facendo uso di un qualsiasi Browser Internet. La navigazione nell'archivio elettronico di TOP MEDIA avviene attraverso "pagine-applicazioni" che permettono di operare con tre tipi di videate:

• ricerca per passare i dati di selezione;
• risultato della ricerca, in cui viene presentato l'elenco dei documenti rispondenti ai parametri forniti e permette la selezione di quelli di interesse;
• dettaglio per la visualizzazione delle chiavi di indicizzazione al fine di essere certi della scelta del documento desiderato.

Top Lex Writer (ESCLUSO da offerta)
Garantisce la compatibilità del sistema Top Media con le Leggi sull'Archiviazione Ottica Sostitutiva e sul Documento Informatico, Firma digitale. Consente l'estrazione dall'archivio elettronico gestionale TOP MEDIA dei documenti e la loro archiviazione sui dischi ottici sostitutivi secondo le Regole Tecniche emanate dalla Delibera AIPA n 24/98 attuativa della legge 537/93.

Spoolgen (ESCLUSO da offerta)
È il modulo che archivia automaticamente i documenti (moduli e tabulati) prodotti da applicazioni informatiche, acquisendoli dalle code di stampa. L'archiviazione è gestita da una coda lavori che la rende non presidiata. Le definizioni di archiviazione vengono prodotte una tantum per quel tipo di stampa. I documenti archiviati possono essere masterizzati su CD-R per la conservazione ai fini di legge e per essere distribuiti, consultati e ristampati in sedi periferiche.