L'applicazione proposta è finalizzata alla soluzione delle problematiche relative alla gestione dei documenti secondo la definizione riportata all'art.1 del DPR 428/98, vale a dire alla registrazione di protocollo, classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall'Ente.
Essa garantisce la sicurezza ed integrità dei dati, la puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita, fornendo informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione o formato dalla stessa.
Consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati e, nel caso in cui la procedura sia integrata con il prodotto di archiviazione ottica, la visualizzazione dei documenti originali oggetto della registrazione.

La procedura gestisce un protocollo unico centralizzato pur offrendo la possibilità di decentrare, dal punto di vista organizzativo in modo esteso a tutte le unità organizzative dell'ente, servizi di protocollazione definibili e configurabili dall'amministratore (es. registrazione di protocollo in partenza e corrispondenza interna, ricerca, ecc..). Il tutto è realizzato in condizioni di estrema sicurezza di accesso ai dati limitato agli operatori autorizzati e di rispetto della riservatezza.

L'accesso alle informazioni, che può essere esteso a tutti gli utenti abilitati, è soggetto a condizioni di sicurezza realizzate da un lato attraverso la definizione di più profili-utente che prevede la possibilità di stabilire a quali funzionalità un utente caratterizzato da una certa chiave (nome/password) può accedere e attraverso l'associazione dell'utente ad un ambito di visibilità determinato dalla funzione che l'operatore in questione svolge all'interno della struttura organizzativa dell'ente.

La procedura permette di personalizzare, mantenere ed implementare dinamicamente nel tempo il sistema di classificazione d'archivio che l'Ente intende adottare attraverso la gestione delle tabelle gerarchicamente dipendenti tra loro relative a categorie, classi, sottoclassi; i documenti relativi ad un medesimo affare o procedimento possono essere raccolti in un fascicolo nell'ambito di ciascuna classificazione di documenti. In tal modo al momento della registrazione di protocollo è sempre possibile indicare la corretta collocazione della stessa nell'organizzazione dei documenti.

Come previsto dall'art.4 del decreto 428, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito è effettuata mediante la memorizzazione in archivio informatico del numero progressivo di protocollo attribuito automaticamente dalla procedura, non modificabile e rappresentato da un numero di sette cifre completato anteponendo degli zeri se il numero di protocollo è inferiore a sette cifre.
La numerazione è rinnovata automaticamente e senza necessità di operazioni di inizializzazione ogni anno solare.



La data di registrazione è assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile.

Tra le altre informazioni che caratterizzano una registrazione di protocollo (oggetto, mittente, destinatari che possono essere richiamati da un archivio di indirizzi o aggiunti a tale archivio al momento della registrazione, data e protocollo del documento ricevuto, numero allegati, catena documentale, classificazione, pratica, eccetera) nel caso in cui tale registrazione venga annullata la procedura riporta il segno di annullato in posizione ben visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi annullate che continuano a rimanere memorizzate nella base dati unitamente alla data in cui è stata effettuata tale operazione, all'identificativo dell'operatore che sta effettuando l'annullamento assegnati automaticamente dal sistema in base alla data corrente ed all'utente collegato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

La procedura consente inoltre di acquisire ed archiviare i documenti anche voluminosi senza limiti di pagine da protocollare in formato immagine per effettuare la memorizzazione e quindi la consultazione elettronica del documento originale.

L'acquisizione, nel caso in cui il documento anziché cartaceo pervenga all'Ente o venga prodotto per via telematica, può essere effettuata anche da file o posta elettronica integrandosi con i principali programmi di posta elettronica MAPI compatibili (Lotus Notes, Ms Exchange, Outlook, etc.).
Tale procedura risulta predisposta all'associazione della firma digitale al documento informatico che per il DPR 513 del 97 sostituisce la firma autografa ed all'archiviazione ottica sostitutiva a norma di legge secondo gli standard A.I.P.A.

Al momento della registrazione di protocollo di un documento, il sistema offre la possibilità di stampare una o più copie di una etichetta autoadesiva riportante il numero di protocollo in cifre e opzionalmente il codice di classificazione per il riconoscimento del documento nel ciclo documentale.
Il sistema realizza un archivio dei documenti protocollati agilmente consultabile e sulla base del quale effettuare statistiche. La ricerca risulta facilitata ed accelerata dalla possibilità di poter indicare come parametri di ricerca tutte le informazioni che caratterizzano una registrazione di protocollo combinandole tra loro. In particolare l'oggetto e la ragione sociale possono essere indicati anche solo in modo parziale.

Oltre alla possibilità di effettuare le stampe conformi alle specifiche della Sovrintendenza Archivistica (tra le quali il registro giornaliero, la ricevuta di avvenuta registrazione) la procedura fornisce la possibilità di modificare il numero progressivo di protocollo (funzionalità accessibile solo ad un utente con profilo di responsabile del servizio per la tenuta del protocollo) ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica ed occorra ricorrere ad un registro cartaceo di emergenza.

Come previsto dall'art. 14 la procedura permette in tal modo, nel caso di una situazione di emergenza e di interruzione del servizio informatico di protocollazione, che il primo documento protocollato manualmente sul registro di emergenza acquisisca il numero di protocollo successivo all'ultimo generato con il sistema informatico e che al termine della situazione di emergenza la numerazione sul sistema riprenda dal numero successivo all'ultimo manuale senza essere obbligati al completamento delle operazioni di recupero dei dati archiviati in maniera manuale prima di poter procedere con la protocollazione della nuova posta.

La procedura permette, attraverso un'apposita funzione e i dovuti controlli di sequenza numerica e temporale, di recuperare i dati registrati manualmente come previsto dalla legge in un momento successivo al ripristino del sistema.

Il servizio di protocollazione risulta poi richiamabile al momento opportuno da tutti gli altri moduli oggetto della presente offerta con modalità che prevedono l'impostazione automatica delle informazioni già in possesso della procedura senza la necessaria ridigitazione.



Si sintetizzano di seguito le principali funzionalità:

Registrazione Documenti in Arrivo - Partenza - Corrispondenza Interna
Ciascun documento verrà automaticamente numerato e l'operatore dovrà inserire le informazioni necessarie ai fini di legge quali:

• oggetto;
• mittente;
• destinatari/o;
• classificazione ed ulteriori dati facoltativi quali: tipo posta; legami con documenti antecedenti/susseguenti; riferimenti postali; riferimenti documento.

Ricerca e consultazione

Stampe

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Tabelle

• Tipo Posta
• Organizzazione

• Repository comune a tutte le procedure oggetto della presente fornitura, che contiene la definizione delle unità organizzative e dei loro legami gerarchici di cui si compone l'ente
• Classificazione archivistica
• Categoria - Classe - Sottoclasse

• Indirizzi ricorrenti
• Oggetti ricorrenti