Il Gruppo Maglione opera sulla cintura torinese nell'ambito della ristorazione in centri commerciali e aree di servizio.

ESIGENZE DELL'AZIENDA
Operativo nell'ambito della ristorazione in centri commerciali ed aree di servizio, il Gruppo Maglione ci ha evidenziato la necessità di una gestione centralizzata di tutti i punti vendita, utile ad ottimizzare le politiche commerciali, la catena di approvvigionamento e le strategie di fidelizzazione del cliente.

A fronte della situazione di espansione territoriale e della conseguente riorganizzazione interna il Cliente ha sentito la necessità di riorganizzare le procedure gestionali per tenere conto delle mutate necessità di:

• gestione del ciclo passivo (ordini a fornitore, ddt, fatture, pagamenti a mezzo bonifico elettronico);
• gestione del ciclo attivo (ordini di fabbisogno, gestione centralizzata dei registratori di cassa, disponibilità di magazzino, semilavorati per articoli di ristorazione, convenzioni, fidelizzazione clienti, ricevute fiscali e fatture);
• gestione della piattaforma di acquisto (è intenzione futura del Cliente costituire una apposita azienda che funga da piattaforma di acquisto di tutto il gruppo);
• necessità di razionalizzare le procedure amministrative/gestionali gestendole con modalità di lavoro uniformi e standardizzate, da un'unica sede operativa.

Dato che le precedenti procedure non erano informatizzate si è deciso di adottare Mago.net come piattaforma gestionale in grado di imporre logiche condivisibili e facilmente attuabili, in modo che possano essere accelerate le attività di espansione, partendo da metodologie standard.
Le tecnologie Microsoft applicate a questa realtà imprenditoriale hanno consentito di traghettare il gruppo da una gestione separata dei punti vendita ad una gestione unificata, basata sul gestionale Mago.net, a cui ogni ufficio periferico può accedere essendo connesso in rete privata virtuale con i server.

Tutti i punti vendita, infatti, sono connessi tra di loro attraverso la connettività MercurioxDSL, compresi i registratori di cassa "touch screen" su cui è installato CashDesk++, il software di gestione cassa direttamente integrato in Mago.net.

LA SOLUZIONE DI PROJECT++
Il software si è posto come obiettivo l’automazione delle vendite alle casse dei vari punti vendita del gruppo consentendo il totale controllo delle operazioni dalla sede centrale. In particolare, le singole casse operano ora con dati sincronizzati bidirezionalmente con la sede centrale consentendo il travaso delle operazioni all’interno del sistema gestionale Mago.Net di ogni informazione necessaria per l’ottenimento di movimenti di magazzino e registrazioni contabili di scontrini e fatture emesse.

Il modulo realizzato gestisce fondamentalmente questi aspetti:

• utilizzo del touch-lcd-pc con applicativo per emissione di scontrini fiscali i cui dati di lavoro sono ottenuti dal sistema gestionale in sede centrale ed i cui dati di vendita sono ad esso trasmessi;
• trasporto presso la sede centrale di tutti i dati di vendita pronti per essere riclassificati dal sistema di reportistica integrato nel gestionale;
• esportazione dei corrispettivi di vendita in formato .xls per l’invio dei dati a terzi;
• aggiornamento dei listini prezzi e di ogni altro dato necessario al funzionamento della cassa (prezzi, operatori, listini, menù, distinte di chiusura turni, fiscale e versamenti, prelievi e versamenti extra-vendita, fidelity card) dalla sede centrale, con specifica per singola cassa;
• integrazione con Mago.net per l’ottenimento automatico di movimenti di magazzino, scritture contabili e movimenti di contabilità analitica scaturenti dalle vendite delle singole casse.

Allo stato iniziale le procedure, non organizzate secondo la norma ISO 9001:2000, erano gestite attraverso una serie di documenti generati con Microsoft Word ed Excel compilati ed aggiornati da un operatore. Non esisteva nessun legame con il sistema contabile informatizzato. Le comunicazioni venivano prodotte, inviate e ricevute in forma cartacea o elettronica.

Grazie a CashDesk e all’utilizzo ottimale di Mago.net tutte le procedure gestionali sono state integrate all’interno del software Mago.net, consentendo a tutti gli operatori di accedere o di condividere le informazioni conformemente ai criteri di accesso stabiliti, senza necessità di interagire personalmente con i propri colleghi.
Segue un dettaglio di alcune tra le procedure migliorate.

Gestione del ciclo attivo - Tutti i registratori di cassa sono completamente integrati nel gestionale e l’aggiornamento di tutte le informazioni inerenti (prezzi, operatori, sconti, ecc..) è automatizzata; ciò consente di uniformare le politiche di vendita e avere informazioni statistiche puntuali.
Controllo merce in entrata - Grazie al modulo Acquisti sono automatizzate tutte le procedure inerenti il controllo della merce in ingresso, la preparazione della bolla di reso a fornitore con le relative causali di movimentazione tra depositi.
Controllo Arrivi - Tutta la gestione delle merci in arrivo, ovvero i dettagli inerenti lo stato dell’ordine a fornitore, l’ordine da cliente da cui deriva ed ogni altra informazione gestionale sono consultabili dipendentemente dai permessi attribuiti, anche attraverso report che sostituiscono gli attuali files xls.
Composizione prodotti - In fase di utilizzo di semilavorati per la preparazione di cibi viene compilato un rapporto di produzione per indicare le quantità di materie prime utilizzate e i risultanti prodotti finiti; in questo modo il magazzino può risultare aggiornato e quindi meglio gestibile.
Pianificazione Acquisti - Utilizzando al meglio il sistema per la formulazione dei prodotti, inserendo nell’anagrafica di magazzino i dettagli inerenti la scorta minima, il fornitore preferenziale, il prezzo tipico di acquisto, nonché inserendo gli ordini da cliente con le opportune date di consegna prevista/confermata il sistema genera in automatico gli ordini di approvvigionamento di materie prime sulla base delle scadenze degli ordini da clienti; la gestione ottimale dei dati consente mediante appositi report (già presenti in Mago.net) una analisi dettagliata delle scorte di magazzino per determinare una corretta pianificazione degli acquisti.
Lotti e scadenze - I prodotti soggetti a scadenza sono gestiti con la generazione dei lotti, sia se assegnati dal fornitore che se assegnati internamente.
Quadratura casse - I dati di chiusura dei turni e delle Z fiscali sono acquisiti dal sistema centrale consentendo una puntuale verifica delle irregolarità.
Predisposizione presenze - Appositi report consentono di presentare le rilevazioni delle presenze acquisite tramite le postazioni fiscali.
Annullamento scontrino - Procedura che annulla una precedente vendita, rilevando l’operazione; possibile solo mediante digitazione del pin di un utente di tipo amministratore; si può annullare solo lo scontrino immediatamente precedente.
Codifica articoli di magazzino - Tale corretta gestione delle anagrafiche di magazzino, sfruttando le funzionalità di codice parlante, codici a barre di vendita ed acquisti, consente di gestire gli archivi di base in modo corretto.

FEEDBACK
Come ha avuto modo di affermare la direzione aziendale: "...poter amministrare tutti i punti vendita facilmente e centralmente ci ha consentito un notevole risparmio di risorse, uniformando anche l’amministrazione e le politiche dei prezzi. Con Mago.net la nostra piattaforma di acquisto tiene conto degli effettivi dati di vendita in tempo reale, riducendo al minimo gli sprechi".