Il verticale è stato realizzato per un'azienda di servizi che opera nel settore delle garanzie sulle auto usate, al servizio degli operatori del settore che devono per legge rilasciare garanzia ai sensi della direttiva europea 1999/44/CE.
Tale azienda opera commercialmente con una rete di agenti sul territorio nazionale che fanno sottoscrivere le convenzioni ai rivenditori di auto usate, accollandosi le eventuali spese di riparazione in caso di guasto, dietro pagamento di un canone periodico.

Il verticale SafetyCar gestisce fondamentalmente questi aspetti:

• archiviazione, emissione e contabilizzazione dell’emissione dei ticket di garanzia;
• gestione completa dei dati di magazzino, disponibilità dei ticket, movimentazioni, contabilizzazioni;
• tracciabilità dei dati di vendita e dei costi sostenuti per ogni singolo ticket emesso;
• gestione dei prezzi di vendita dei ticket per fasce di quantità, durata, categorie clienti;
• integrazione con il calcolo provvisionale agenti;
• emissione dei documenti di vendita.

Alcune funzionalità

Anagrafiche

• Anagrafica dei Clienti (sia operatori del settore che privati proprietari), completa di indirizzi delle sedi principali e secondarie, condizione di pagamento standard, agente e capoarea, area geografica, categoria cliente

• Anagrafica degli Agenti, con specifica delle modalità di calcolo delle provvigioni per singolo agente, gestione dei dati delle ritenute enasarco e generazione delle fatture proforma;

• Anagrafica dei Fornitori (Officine convenzionate per soccorso e/o riparazione), con dati anagrafici, pagamento standard, sedi principali e secondarie, categoria di classificazione;

• Anagrafica dei servizi di garanzia: ogni prezzo attualmente riportato sul listino cartaceo corrisponde ad un codice prodotto definito nel gestionale grazie ai codici parlanti, per il quale saranno definiti diversi prezzi di vendita sui due principali listini definiti (pubblico e convenzionato);

• Anagrafica dei libretti di garanzia: tutti i dati della garanzia associati al convenzionato, con date di validità

Generazione dei codici parlanti
I codici parlanti degli articoli movimentabili con il gestionale sono definiti secondo la seguente logica:

• radice di 5 caratteri (GARAN);
• separatore codice “.”;
• segmento soluzione 3 caratteri (BET, GAM, DEL, OME, OMP);
• segmento cilindrata 2 caratteri (01, 02, 03, 04) corrispondenti alle 4 tipologie di veicoli;
• segmento tipo 1 carattere (B = base, E = estensione);
• segmento durata 2 caratteri (06, 12, 24 mesi).

In questo modo i codici prodotto generabili sono pari a 5 x 4 x 2 x 3 ovvero 120 articoli con relative descrizioni.

Listino prezzi
I codici parlanti degli articoli movimentabili con il gestionale sono definiti secondo la seguente logica:

• il prezzo della garanzia da applicare dipende dalla fascia corrispondente alla cilindrata del veicolo e dal tipo di copertura (alfa, beta, gamma, delta, omega, omegaplus). E’ da distinguere ulteriormente se trattasi di prima attivazione o di rinnovo della garanzia;
• dalla tipologia di clienti emerge che saranno definiti due listini, denominati “Listino Pubblico” e “Listino Convenzionati”. Come ulteriore dettaglio ad uno specifico cliente è possibile associare una particolare scontistica per singolo prodotto o per categorie merceologiche.

Assegnazione libretti agli Agenti
In questa attività un numero specifico di libretti vengono consegnati ad uno specifico agente, che provvederà a seguito della sua azione commerciale a consegnarli ai convenzionati, sia per convenzioni appena sottoscritte che per i convenzionati che non ne hanno a sufficienza.
E’ importante tenere traccia di quanti libretti si trovano assegnati ad ogni singolo agente, per fini statistici.

Sottoscrizione della convenzione
Alla sottoscrizione della convenzione il convenzionato viene anagrafato e associato all’eventuale agente, con tracciatura dei numeri di serie dei libretti che gli sono stati consegnati.

Attivazione garanzia
All’attivazione di una garanzia corrisponde l’attivazione di uno specifico libretto per il periodo di tempo stabilito e alle condizioni corrispondenti al livello di garanzia prescelto.
Tale procedura deve consentire di emettere a fine mese o quando necessario le fatture riepilogative con dettaglio delle garanzie attivate.

Deve essere emesso un documento di accettazione o rifiuto della richiesta di attivazione, da inviare al più presto possibile. Tale documento corrisponde all’emissione di un DDT stampato con report personalizzato. In caso di pregresse insolvenze, all’emissione del DDT sarà opportuno presentare un avviso all’operatore, oppure impedire completamente l’emissione.

Richieste di ripristino
In caso di guasto il Cliente compila una richiesta di autorizzazione al ripristino del guasto, con tutti i dati del veicolo e l’importo del preventivo. A seguito di accettazione verrà emesso un documento (ordine a fornitore) con la specifica dei prezzi pattuiti per i prodotti/servizi, a cui seguirà fattura del fornitore.

Procedure secondarie
Per la gestione di eventi di ripristino sarà possibile emettere documenti di trasporto, fatture ed in generale tutti i documenti del ciclo attivo e passivo direttamente nel gestionale, come ad esempio in caso di invio di pezzi di ricambio per le riparazioni, reperiti da altri fornitori; in questi casi il magazzino gestirà anche la movimentazione di tali prodotti.

Gestione documenti da trattare
Il verticale gestisce i documenti contrattuali i cui riferimenti devono essere memorizzati nel sistema come il libretto di garanzia singolo documento numerato univocamente che riporta i dati essenziali per la copertura assicurativa ovvero dati del convenzionato, dati del veicolo assicurato, periodo di validità, tipologia di copertura assicurativa. Ogni libretto assume uno tra i seguenti stati: non attivato, consegnato, attivato, disattivato, scaduto.

Documenti da produrre

• Fatture di vendita con indicazione della tipologia di garanzia, data di attivazione, numero di matricola del tagliando attivato, targa marca e modello autoveicolo.

• Richiesta di autorizzazione al ripristino: corrisponde ad una offerta da fornitore che, se accettata, si trasforma in ordine fornitore e può essere inviata come conferma all’officina convenzionata.

• DDT per spedizione merce.

• Fattura proforma per agenti.

Reportistica
Provvigioni maturate per agente: dettaglio di cliente, data e numero documento, base imponibile per calcolo provvigione, provvigione maturata.
Storico libretto di garanzia: elenco degli interventi effettuati per ogni libretto.
Situazione archivio libretti: presenta il numero ed il dettaglio di tutti i libretti stampati, consegnati all’agente, consegnati al cliente.
Redditività cliente: presenta un riepilogo dei libretti attivati da un cliente rispetto ai costi sostenuti per i ripristini relativi.
Stato garanzia: verifica di tutti gli eventi precedenti di uno specifico libretto, tipicamente consultato all’arrivo di una telefonata di assistenza, per consentire una corretta analisi della problematica; tale report raggruppa le richieste di ripristino (offerte da fornitore), e le autorizzazioni al ripristino (ordini a fornitore).