Il servizio di gestione documentale permette l'organizzazione e recupero dei documenti pervenuti all'Ente o prodotti dallo stesso, la gestione automatizzata del flusso o iter documentale da essi subiti, la ricostruzione a posteriori dei passaggi da una unità organizzativa all'altra eseguiti e la determinazione in tempo reale di dove si trovano e chi ne risulta responsabile.

La procedura permette all'utente collegato, in base alla funzione che l'utente stesso riveste all'interno dell'Ente, di avere l'elenco dei documenti in assegnazione e non ancora visionati con possibilità di rifiuto o accettazione e, in tal caso, di assegnazione immediata o differita ad un'altra unità organizzativa o addetto, di ricercare tra i documenti in carico crearne copie ed assegnazioni.

La procedura è integrata con il sistema di gestione protocollo, archiviazione ottica e gestione procedimenti amministrativi. Si sintetizzano di seguito alcune funzionalità.

Gestione cartelle, gestione documenti e definizione abilitazioni di accesso, organizzazione documento
La funzionalità permette di generare o gestire una cartella o un documento associando ad esso il file prodotto con strumenti word processor, effettuarne copia, stabilirne le abilitazioni a livello di consultazione o gestione, richiederne l'eventuale registrazione di protocollo.

Cartelle e documenti in assegnazione
La funzionalità permette all'utente collegato di visualizzare l'elenco delle cartelle o dei documenti che sono stati assegnati da un altro operatore all'addetto in questione o ad una unità organizzativa a cui l'addetto risulta associato come funzione amministrativa e la cui assegnazione non è ancora stata presa in visione. L'utente ha la possibilità di rifiutare o accettare tale assegnazione.
In caso di rifiuto il mittente riceverà la dovuta segnalazione; in caso di accettazione la cartella o il documento passa in carico all'addetto-unità organizzativa che ha confermato l'operazione, il quale potrà tenerlo in carico o riassegnarlo ad un altro addetto o unità organizzativa o, nel caso in cui la procedura sia integrata con il modulo di gestione procedimenti amministrativi, collegare il documento al momento di avvio di una nuova pratica o ad un passo di una pratica già in corso.
Nel momento di rifiuto o accettazione la cartella o il documento in questione viene eliminato dal suddetto elenco.

Cartelle e documenti in carico
La funzionalità permette all'utente collegato di ricercare e visualizzare l'elenco delle cartelle o dei documenti che risultano in carico ad una unità organizzativa a cui l'addetto risulta associato come funzione amministrativa. L'utente ha la possibilità di effettuare una assegnazione dell'originale ad un altro addetto o unità organizzativa oppure di generarne delle copie per assegnarle ad un altro addetto o unità organizzativa.

Cronologico assegnazioni
La funzionalità permette all'utente collegato di ricercare e visualizzare l'elenco dei movimenti e passaggi subiti da una cartella o da un documento all'interno dell'Ente con indicazione delle unità organizzative presso le quali è passato, il periodo di tempo per il quale si è fermato ed al momento attuale dove si trova e chi ne risulta responsabile.

Riepilogo collegamento documenti - cartelle - pratiche
La funzionalità permette, partendo da uno qualunque di questi tre elementi, di ricostruire i collegamenti costruiti nel tempo per organizzazione dal punto di vista documentale e procedurale delle informazioni che riguardano un medesimo affare o un medesimo soggetto.

Tabelle

• Struttura organizzativa (comune a tutte le procedure)
• Addetti
• Funzioni