Finifast S.p.A. opera in Italia nel settore della gestione di aree di servizio autostradali e della ristorazione in aree commerciali, principalmente nel Centro-Nord Italia, e offre servizi di ristorazione, bar, minimarket e vendita di tabacchi e giornali. Le aree di sosta gestite sono ubicate su tratti autostradali ad elevato traffico e caratterizzati da una significativa propensione alla sosta.
ESIGENZE DELL'AZIENDA
Finifast S.p.A., nell’ottica dell’espansione territoriale, ci ha evidenziato la necessità di riorganizzare le procedure gestionali al fine di:
- ottimizzare le procedure di trasferimento dati da e per le sedi remote;
- allineare automaticamente il magazzino ed i corrispettivi nel sistema gestionale;
- rendere più flessibile la gestione delle funzionalità delle casse stesse;
- razionalizzare le procedure amministrative e gestionali gestendole con modalità di lavoro uniformi e standardizzate da un'unica sede operativa.
A fronte di un sistema in uso ormai obsoleto e non migliorabile abbiamo deciso di adottare CashDesk++ come piattaforma gestionale dei punti vendita in grado di imporre logiche condivisibili e facilmente attuabili, in modo che possano essere accelerate le attività di espansione partendo da metodologie standard.
La navigazione tra le informazioni e gli archivi presenti nel sistema sfrutta le potenzialità di Mago.net per quanto attiene a documenti archiviati collegabili e navigabili in stile “hyperlink”, anche all’interno dei report.
LA SOLUZIONE DI PROJECT++
PRINCIPALI CARATTERISTICHE FUNZIONALI
- Utilizzo del touch-lcd-pc con applicativo per emissione di scontrini fiscali, i cui dati di lavoro sono ottenuti dal sistema gestionale in sede centrale, ed i cui dati di vendita sono ad esso trasmessi.
- Trasporto presso la sede centrale di tutti i dati di vendita, pronti per essere riclassificati dal sistema di reportistica integrato nel gestionale.
- Esportazione dei corrispettivi di vendita in formato .xls per l’invio dei dati a terzi.
- Aggiornamento dei listini prezzi e di ogni altro dato necessario al funzionamento della cassa (prezzi, operatori, listini, menù, distinte di chiusura turni, fiscale e versamenti, prelievi e versamenti extra-vendita, fidelity card) dalla sede centrale, con specifica per singola cassa.
- Integrazione con Navision per l’ottenimento automatico di movimenti di magazzino, scritture contabili, movimenti di contabilità analitica, scaturenti dalle vendite delle singole casse.
EVOLUZIONE ED OTTIMIZZAZIONI
Grazie a CashDesk++ tutte le procedure gestionali sono state integrate all’interno del software Mago.net consentendo a tutti gli operatori di accedere o di condividere le informazioni conformemente ai criteri di accesso stabiliti, senza necessità di interagire personalmente con i propri colleghi.
Rispetto al sistema precedentemente in uso, queste le procedure migliorate grazie al verticale da noi sviluppato:
Quadratura delle casse - I dati di chiusura dei turni e delle Z fiscali vengono acquisiti dal sistema centrale consentendo una puntuale verifica delle irregolarità; la reportistica presso la sede centrale evidenzia solo le squadrature, mentre processa automaticamente le chiusure fiscali congrue.
Contabilizzazione dei corrispettivi e movimenti di magazzino - La procedura genera una sola scrittura contabile per ogni chiusura fiscale generata dalle casse, con criteri di accorpamento per singolo conto del piano dei conti; in questo modo viene evitato l’attuale mole di scritture contabili che appesantiscono il database Navision e non consentono una consultazione rapida.
Pianificazione pasti - I menù dei reparti sulla cassa, per i ristoranti, sono pianificati su base giornaliera/settimanale/mensile/annuale o pranzo/cena e pertanto i relativi pulsanti sono visibili solo se ricadono nell’intervallo orario relativo.
Annullamento dello scontrino - Procedura che annulla una precedente vendita, rilevando l’operazione; possibile solo mediante digitazione del pin di un utente di tipo amministratore; si può annullare solo lo scontrino immediatamente precedente. tiene aggiornata anche la memoria fiscale della cassa per questo tipo di operazioni.
Alleggerimento della cassa - Al superamento di una soglia (indicativamente € 1.500,00) di denaro contenuto nella cassa l’operatore può/deve prelevare l’eccedenza e versarla; tale operazione viene gestita direttamente dall’interfaccia della cassa, che emette distinta di prelievo; vengono suggeriti i tagli di banconote sulla base di opportuni algoritmi considerata l’obbligatorietà del resto.
Reportistica sull’attività sulle casse - Riepilogo generale, vendite, operatori, magazzino.
VANTAGGI
CashDesk++ è la verticalizzazione di Mago.net sviluppata da Project++ per Finifast S.p.A. con l’obiettivo di fornire la completa automazione delle vendite alle casse dei 24 punti vendita del gruppo presenti sulla rete autostradale italiana nel Centro-Nord Italia. Il modulo realizzato consente il totale controllo delle operazioni dalla sede centrale: in particolare, le singole casse operano con dati sincronizzati bidirezionalmente con la sede centrale e consentono il travaso delle operazioni all’interno del sistema gestionale del cliente di ogni informazione necessaria per l’ottenimento di movimenti di magazzino e registrazioni contabili di scontrini e fatture emesse.
FEEDBACK
Come ha avuto modo di affermare la direzione aziendale: "
...finalmente abbiamo ottenuto i dati in tempo reale da tutte le sedi, e questo ci consente di analizzare molto meglio il nostro mercato di riferimento".